การสแปม (Spam) เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นในโลกดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง ซึ่งสามารถทำให้ผู้ใช้รำคาญและเสียเวลาในการจัดการกับข้อความที่ไม่พึงประสงค์และไม่เกี่ยวข้องกับการติดต่อทางธุรกิจหรือสื่อสารที่สำคัญ ดังนั้น นี่คือเหตุผลที่การป้องกันสแปมเป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก การป้องกันสแปมของอีเมลเป็นเรื่องที่ผู้ใช้ทั่วไปและองค์กรต่างๆ ควรให้ความสำคัญ เพื่อป้องกันการถูกรบกวนและอีเมลไม่พึงประสงค์ที่จะเข้ามาในอีเมลของเรา วิธีการป้องกันสแปมของอีเมล มีดังนี้
- เพิ่มการกรองสแปม โดยใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการกรองสแปมเพื่อตรวจจับและบล็อกอีเมลที่ถูกจัดว่าเป็นสแปม ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ส่วนใหญ่สามารถตั้งค่าได้ตามความต้องการและความเหมาะสมของแต่ละบุคคลหรือแต่ละองค์กร โดยจะตรวจจับรูปแบบและลักษณะของอีเมลที่น่าสงสัย และทำการบล็อกหรือย้ายอีเมลที่น่าสงสัยเข้าโฟลเดอร์สแปมตามที่กำหนดไว้
- ห้ามเผยแพร่อีเมลของคุณแบบสาธารณะ หากไม่จำเป็น ควรหลีกเลี่ยงการโพสที่อยู่อีเมลของคุณในที่สาธารณะ เนื่องจากอาจมีผู้ไม่หวังดีเก็บข้อมูลเหล่านี้และนำไปใช้ในการส่งสแปมได้
- เปิดใช้งานฟิลเตอร์อีเมล สามารถตั้งค่าการกรองอีเมลให้มีความเข้มงวดมากขึ้นได้ โดยการตั้งค่าการกรองเฉพาะบุคคลที่คุณจะยอมรับอีเมลจากพวกเขา และบล็อกอีเมลจากที่อยู่อีเมลที่ไม่น่าเชื่อถือ
- อย่าเปิดอีเมลจากแหล่งที่ไม่น่าเชื่อถือ หลีกเลี่ยงการคลิกลิงก์หรือเปิดไฟล์แนบจากอีเมลที่มีแหล่งที่มาไม่น่าเชื่อถือ เพราะมีความเป็นไปได้ที่จะเป็นสแปมหรือมีไวรัสที่เป็นอันตรายต่อคอมพิวเตอร์ของคุณได้
- อัปเดตซอฟต์แวร์และซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัส อัปเดตโปรแกรมอีเมลและโปรแกรมป้องกันไวรัสอย่างสม่ำเสมอเพื่อประสิทธิภาพในป้องกันการโจมตีที่ดี
- ใช้ระบบการตรวจสอบการเข้าสู่ระบบ2ขั้นตอน (Two-Factor Authentication - 2FA) การเปิดใช้งาน 2FA สามารถช่วยป้องกันการเข้าถึงบัญชีอีเมลโดยไม่ได้รับอนุญาต แม้ว่าผู้ไม่ประสงค์ดีจะรู้รหัสผ่านของคุณก็ตาม แต่จะยังมีการยืนยันตัวตนเพิ่มเติม เช่น โทรศัพท์มือถือ หรือ แอปพลิเคชันที่ส่งรหัสผ่านสำรองเข้ามา
- ตรวจสอบรายชื่อผู้ติดต่อด้วยตัวคุณเอง อย่าเพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อผ่านทางช่องทางต่างๆหรือเว็บไซต์ที่ไม่น่าเชื่อถือ ถ้าหากในกรณีมีคนที่ไม่น่าเชื่อถือมาขอเป็นเพื่อนผ่านทางโซเชียลมีเดียหรือช่องทางต่างๆ และคุณไม่ต้องการติดต่อหรือรับข้อมูลจากบุคคลหรือบริษัทนั้นๆ สามารถทำการบล็อกหรือปฏิเสธคำขอเป็นเพื่อนได้เลย
การป้องกันสแปมของอีเมล เป็นเรื่องที่ต้องควรระมัดระวังอย่างต่อเนื่อง การใช้ซอฟแวร์ที่รักษาความปลอดภัยมาช่วยและการตั้งค่าที่เหมาะสมสามารถช่วยลดการรับสแปมลงไปได้อย่างมาก แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นไม่มีวิธีใดที่สามารถป้องกันสแปมทั้งหมดได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้น ควรระมัดระวังและตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อป้องกันความเสี่ยงจากสแปมและการโจมตีอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้น
ทำไม "อีเมลองค์กร" ถึงต้องมีโปรแกรมป้องกันสแปม ?
- ป้องกันการรบกวนการทำงานและผลกระทบที่จะเกิดกับองค์กร การส่งสแปมอีเมลอาจทำให้อีเมลบัญชีของพนักงานและองค์กรเสี่ยงต่อการรบกวน , ไวรัส และกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน การมีโปรแกรมป้องกันสแปมช่วยลดความเสี่ยงที่จะมีอีเมลสแปมเข้ามาในระบบ ช่วยลดความเสี่ยง และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและองค์กร.
- ป้องกันความเสียหายที่เกิดจากไวรัสและมัลแวร์ สแปมอีเมลบางครั้งอาจมาพร้อมกับไวรัสหรือมัลแวร์ที่อาจทำให้เกิดความเสียหายแก่ระบบขององค์กรได้ เช่น การสร้างความเสียหายในระบบเครือข่าย การลักลอบเข้าถึงข้อมูลที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ หรือการละเมิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลลูกค้า โปรแกรมป้องกันสแปมจะช่วยลดความเสี่ยงนี้ โดยการบล็อกและตรวจจับไวรัสและมัลแวร์ที่มาพร้อมกับอีเมลสแปม
- ส่งเสริมความน่าเชื่อถือและความเอาใจใส่ของลูกค้า การรับอีเมลสแปมอาจทำให้ลูกค้าสูญเสียความเชื่อถือในองค์กร โปรแกรมป้องกันสแปมช่วยลดการรับสแปมอีเมลที่ส่งผลกระทบต่อลูกค้า และทำให้องค์กรดูมีความเอาใจใส่และเข้มงวดกับการปกป้องข้อมูลของลูกค้ามากขึ้น
- ประหยัดเวลาและทรัพยากร การจัดการกับอีเมลสแปมที่มากมายอาจใช้เวลาและทรัพยากรในการลบหรือจัดการกับอีเมลเหล่านั้นอย่างมาก โปรแกรมป้องกันสแปมช่วยลดการใช้ทรัพยากรโดยอัตโนมัติตามข้อกำหนด หรือตามที่ได้ตั้งค่าไว้
- เพิ่มประสิทธิภาพของระบบ การลดอีเมลสแปมจะช่วยลดภาระของเซิร์ฟเวอร์อีเมลและระบบเครือข่ายทั่วไป ซึ่งสามารถทำให้ระบบทำงานได้อย่างเร็วและประสิทธิภาพมากขึ้น
ดังนั้น โปรแกรมป้องกันสแปมเป็นส่วนสำคัญของการรักษาความปลอดภัยรวมถึงลดเวลาในการจัดการกับอีเมลองค์กรอย่างมาก ช่วยทำให้การทำงานของทั้งบุคคลและองค์มีประสิทธิภาพสูงที่สุดอีกด้วย